تعرف على الملف التعريفي

هناك بعض المصطلحات التي لابد من ذكرها بصفة مستمرة خاصة عند إدارة أي مشروع. وهو ما يجعلنا نتحدث اليوم من خلال هذا المقال على أحد هذه المصطلحات وهو الملف التعريفي.

حيث يعد وجود الملف تعريفي لمشروع أو شركة ما من أهم القواعد التي يعتمد عليها أي مشروع. والتي قد تكون من أهم أسباب النجاح، حيث تؤثر طريقة العرض والبيع بشكل كبير على العملية التسويقية، مما يعمل ذلك على جذب انتباه العميل.
وهذا ما يقوم به الملف التعريفي للمؤسسة أو الشركة أو أي مكان تجاري. ونظراً لأهمية تصميم ملف تعريفي لشركة.
لابد من الوقوف على قواعد إعداد نموذج ملف تعريفي للشركة بناءً على الأسس والمعايير الخاصة بإعداد الملف التعريفي.

كيفية عمل الملف التعريفي:

1- حدد نمط البروفايل:

في بداية الأمر لابد من هذه الخطوة التمهيدية، والتي تؤدي إلى تحديد شكل البروفايل، حيث يمكنك اختيار الشكل الذي تفضل أن يخرج فيه بروفايل الشركة.
حيث يعد التصميم المستند إلى الصور، والتصميم الذي يتخذ شكل المخطط الزمني وآخر يتضمن فيديو.
إلا أن هناك التصميم التشعبي المرتب الذي يقدم نبذة عن كل فئة ولمعرفة المزيد ينبغي أن ينقر الزائر على رابط.
أما عن الخطوة التالية لتحديد نمط بروفايل الشركة هو تحديد أسلوب أو نغمة الكتابة و الشكل الذي سيخرج به الملف التعريفي للشركة.
ومن أجل تحديد الأسلوب اختر الأسلوب المناسب لعملائك من بين الأربعة الآتية:

1-الحماس والعاطفة: علامتك التجارية هي رمز الذي يعبر عن مجالك ويتيح لك دعم الآخرين. كما يمكنك وصف شغفك بتغيير العالم إلى الأفضل، استخدم الأفعال القوية، وابتعد عن عبارات الفتور بالسلبية والتردد.

2-الجرأة والتحدي: عبر عن جرأتك في تحدي الأنماط السائدة وكن نفسك. استخدم الأمثلة الاستثنائية. وتجنب الرطانة والغرور أو المبالغة في الكتابة بالعامية والألفاظ المبهمة، واضبط بوصلتك على الجمهور والرسالة التي تريد توصيلها.

3-المصداقية والثقة: أنت تساعد عملائك بالنصائح والأدوات على تحسين حياتهم، وليس شرطًا أن يكون ذلك من خلال شركتك دائمًا.

-اكتب بصدق ووضوح وكن وفيًا بكلمتك، لا تكتب ألفاظا تسويقية ولا صيغ التفضيل، ولا تبالغ في وعودك أو وصف مزايا عملك. اعترف بأي أخطاء أو عقبات واشرح كيفية معالجتها.

4-المرح: أنت تأخذ عملك بجدية ولكنك مرح. استخدم الدعابة والتصاميم المفعمة بالألوان، لا تكن عفويًا أكثر من اللازم ولا تبالغ في استخدام الإشارات الشعبية أو تلك المغمورة.

2- اكتب رسالتك:

عند كتابة رسالة أو مهمة الشركة، أخبر الناس بما يمثله عملك على نطاق واسع. أعط نظرة عامة رفيعة المستوى، ما هو هدفك النهائي وما الذي تسعى لأن تضيفه منتجاتك إلى العملاء.
تناول مفهومك عن المسؤولية الاجتماعية للشركات أو المشاريع المشتركة التي بينك وبين منظمات المجتمع المدني.
فليس مطلوبًا أن تسرد كل قيمك، بل اسرد بالقدر الذي يثير فضول الجمهور ويوحي بأن هناك قيم معينة تشغل حيزًا في اهتمامات الشركة.

3- تعرف على حكايتك:

يحب الناس المعلومات التي تأتيهم في قالب قصصي أكثر من تلك التي تتخذ شكل الحقائق المجردة، وتعلق هذه المعلومات بدرجة أكبر في ذاكرتهم. يظهر ذلك بوضوح في الملف التعريفي للعديد من الشركات التي تُعد “قصتنا” مكونًا ثابتا به. احكِ قصة الشركة بترتيب زمني مقنع يتدفق بسلاسة، بحيث تتضمن أين ومتى ومن أسسها.
لا تهم التفاصيل بقدر ما يهم الطريق الذي سلكته لتتطور وتنمو. اسرد الإنجازات الرئيسية التي ساهمت في نقل الشركة إلى المكانة التي تحتلها الآن. تبدأ جوجل مثلًا قصتها بالحديث عن ملابسات اللقاء الأول الذي جمع بين المؤسسين لاري بيدج وسيرغي برين ثم تقفز مباشرة بعدها للحديث عن أول لبنة للشركة التي كانت في غرفة السكن الطلابي، ثم تختصر التاريخ الطويل للشركة – الذي يبدأ من عام 2008 وإلى الآن- فيما لا يتجاوز ثلاثة فقرات.
اكتب القصة بالطريقة التي تجعل القارئ وكأنه في قلب الأحداث. ويمكنك تحسين ظهور صفحة البروفايل في محرك البحث بعمل روابط تشعبية، بما يسمح به السياق مع منتجاتك أو خدماتك مثلما يتضح من بروفايل شركة Blurb. إذ يساعد ذلك القارئ على معرفة التفاصيل ويبقيه فترة أطول على الموقع لمعرفة المزيد. أما ستاربكس ففضلًا عن سردها لقصة نشأتها، أضافت معلومات عن تسمية الشركة ومن أي شيء استوُحي شعارها؟
وإذا مرت شركتك بمحطات عديدة منذ النشأة يمكنك سرد قصتك بطريقة أكثر تنظيمًا عبر ترتيبها على شكل مخطط زمني مع إدراج صور لعمل توازن بصري جيد بين النص والصورة مثل: بروفايل Nordstrom. تتطلب كتابة القصة أسلوب احترافي مقنع، لأجل ذلك يمكنك توظيف كاتب محترف على موقع مستقل لمساعدتك في إنجاز البروفايل الذي يلبي طموحاتك.

أهمية الملف التعريفي للشركات:

لاشك أن الملف التعريفي يمثل الوجهة الأولى لها، وأول ما يعبر عن خلفيتها لدى العملاء. فالكثير منهم يطلبون الاطلاع على تصميم بروفايل الشركة قبل البدء في العمل من أجل التعرف على تاريخها وخبرتها ومشاهدة أعمالها السابقة.
لذلك فإن إنشاء ملف تعريفي خاص بشركتك يتيح لك الكثير من المميزات، من أهمها ما يلي:-

1- تستطيع من خلال تصميم بروفايل للشركة أن تقدم معلومات عن شركتك وخدماتها.

2-كذلك يمكنك أن تعلن عن إنجازاتك السابقة وعن خططك المستقبلية في التطوير.

3-كذلك يسهل الملف التعريفي للشركات معرفة عنوانك وكيفية التواصل معك بكل سهولة.

4-يعد الملف التعريفي للشركة من وسائل الدعاية والإعلان التي تعطي فكرة عن الشركة.